Izdvojite 5 minuta: Ova navika je čudo za produktivnost, sve ćete odraditi očas posla

Ako u bilo kom trenutku imate oko 100 otvorenih prozora u pozadini svog mozga, niste jedini. Kada se ispreče veći zadaci, lako je smanjiti prioritet ovim malim zadacima i dodati ih na gomilu „rešiću to kasnije“. Ali s vremenom, dopuštanje da se ti mali zadaci nagomilaju opterećuje vaš mozak i čini da se osećate preopterećeno.

Tu na scenu stupa „Pravilo 5 minuta“: metoda produktivnosti stvorena za hvatanje u koštac sa svim tim malim zadacima u kratkom vremenskom periodu.

Trener za produktivnost otkriva zašto ova metoda funkcioniše (i nekoliko stvari koje treba uzeti u obzir pre nego što je primenite u svom životu).

Šta je „Pravilo 5 minuta“?

Kao što se navodi u jednoj diskusiji na Reditu o ovom pravilu, pravilo pet minuta je metoda produktivnosti koja kaže da ako će zadatak verovatno trajati pet minuta ili manje, bolje je uraditi ga odmah nego ga dodavati na listu obaveza. Ako niste sigurni da li će zadatak trajati pet minuta, možete podesiti tajmer. Kada istekne pet minuta, dajte sebi dozvolu da prestanete sa radom.

Verzije ovog pravila bile su popularne i u prošlosti. Dejvid Alen, tvorac metode ,,Getting Things Done", osmislio je „Pravilo 2 minuta“, koje na sličan način navodi da ako zadatak možete završiti za dva minuta ili manje, treba da ga uradite odmah. Čak se i bivši izvršni direktor Instagrama, Kevin Sistrom, pridržava pravila pet minuta. On je 2017. godine sa suosnivačem Aksiosa podelio da mu je to omiljeni trik za život, rekavši: „Ako nešto ne želite da uradite, napravite dogovor sa sobom da ćete raditi na tome barem pet minuta. Nakon pet minuta, na kraju ćete uraditi sve.“

Kako „Pravilo 5 minuta“ može pomoći u povećanju produktivnosti

Za serijske odlagače za kasnije, ovo je metoda koja uklanja najteži deo zadatka: sam početak. Takođe može pomoći da se rasteretite svih onih malih zadataka koji ne samo da opterećuju vašu listu obaveza već i vaš mozak.

„Pravilo pet minuta je korisno iz mnogih razloga, ali najvažniji među njima je to što smanjuje ono što nazivam 'prenatrpanošću liste zadataka', gde se u vašem pokušaju da pratite sve, vaša lista zadataka toliko napuni ovim sićušnim zadacima (koji su retko najvažniji) da ljudi provode više vremena odlažući ih za 'sutra' iznova i iznova nego što bi bilo potrebno da ih jednostavno urade i završe s tim“, objašnjava Aleksis Haselbergerg koja je trener za upravljanje vremenom, produktivnošću i rukovođenjem u kompaniji ,,Alexis Haselberger Coaching and Consulting, Inc" za Real Simple.

Sticanje navike da rešavate ove manje zadatke čini vašu stvarnu listu obaveza sažetijom i ostvarivijom (što vam zapravo može pomoći da se pokrenete i završite više stvari). Haselbergerova kaže da ako ste tip osobe koja više voli listu „ta-da“ (listu zadataka koje ste ostvarili) nego listu obaveza, primena pravila pet minuta može „nastaviti taj pozitivni zamajac“ tako što ćete stvari odmah dodavati na nju.

„Suštinski, praćenje pravila pet minuta omogućava vam da držite svoj sistem zadataka pod kontrolom“, kaže ona. „Ako traje manje od dva minuta, ne vredi ga stavljati u sistem i ne vredi ponovo razmišljati o tome. Papir stiže na vaš sto; arhivirajte ga ili skenirajte. Vidite nered na podu; počistite ga. Dobijete pozivnicu; potvrdite dolazak. Samo to uradite odmah, štiklirajte i ne razmišljajte o tome ni sekundu više.“

Gde bi moglo da zakaže

Pre nego što pritisnete start na svom tajmeru, Haselbergerova kaže da postoje dve ključne stvari koje treba imati na umu u vezi sa ovim pravilom. Prva je da neki veći zadaci mogu biti prerušeni u manje zadatke od „pet minuta“. U tom slučaju, ona predlaže da prekinete rad na tom zadatku nakon pet minuta i dodate ga na svoju listu zadataka.

„Ako započnete nešto i u početku vam se činilo kao petominutni zadatak, ali kada uđete u to shvatite da će zapravo trajati duže ili da postoje stvari koje morate da uradite pre nego što uradite ovo, presecite gubitke, dodajte to na svoju listu zadataka i vratite se onome što ste postavili kao prioritet“, kaže Haselbergerova.

Druga stvar je da ne dozvolite da vas ovi zadaci prekidaju ili odvraćaju od posla većeg prioriteta. „Praćenje pravila pet minuta ne znači da treba da dozvolite sebi da vas ove stvari ometaju i prekidaju“, kaže ona. „Samo ih zapišite u svoj sistem beleški, a kada dođete do kraja radnog bloka, pre ručka ili na kraju dana, uradite ih.“

Bonus video: